Työkalut joilla meidän bisnes rullaa ja kasvaa

Suuri osa meidän lukijoista, sekä moni asiakkaistamme on yksinyrittäjiä, pienyrityksiä tai start-up yrityksiä, eli monella tapaa samanlaisia kuin me itse. Yrittäminen ja oman liiketoiminnan harjoittaminen on hienoa. Aivan loistavaa. Se on parasta mitä voi tehdä housut jalassa ja ilmankin. Älä kysy mihin tämä fakta perustuu.

Yksi hienoimpia juttuja yrittämisessä on yhteisöllisyys. Aina kun tapaan uusia yrittäjiä huomaan, että meidän välille syntyy nopeasti keskusteluyhteys ja tavanomaista tiiviimpi suhde. Ei, ei ”sellainen” suhde sentään, vaan toista osapuolta arvostava ja kunnioittava suhde. Yrittäjät lähtökohtaisesti arvostavat toisia yrittäjiä. Ehkä se johtuu siitä, että jokainen vakavissaan liiketoimintaa rakentava yrittäjä sitoutuu tiukasti haasteeseensa, ja toinen yrittäjä tiedostaa sen. Yrittäjät tietävät millaista on olla yrittäjä sekä hyvinä, että vaikeina aikoina, ja jokainen samaa polkua tallaava on hengenheimolainen. Ei lienee ihme, että kun aina kun meille tulee kylään yrittäjäkavereita kuuluu joka kerta vaimon ja lasten tervehtimisen jälkeen ensimmäinen kysymys ”noh, mites bisnes?” Se on juuri se yhteinen ”juttu” joka meitä yhdistää.

Minusta on helvetin hienoa olla yrittäjä, ja minusta on helvetin hienoa, että minulla on sähköpostilistani kautta yhteys hengenheimolaisiini. Arvostan ja kunnioitan teistä jokaista sillä tunnen luissa ja ytimisssä kaiken sen ilon ja surun mitä yrittämiseen ajoittain liittyy. Välillä tämä toihu suorastaan vituttaa, mutta onneksi 90% ajasta fiilis on täysin päinvastainen. Muun muassa tästä kontrastista ja vaihtelusta syntyy se mikä minut tälle tielle toi ja tällä tiellä pitää.

Vuosi 2011 lähenee loppuaan. Tämä on ollut meille Jannen kanssa hyvä vuosi liiketoiminnan kasvaessa. On ollut sairaan hienoa saavuttaa tavoitteita vaikka paljon on vielä saavuttamatta, mutta edetään askel tai harppaus kerrallaan. Toivottavasti tämä vuosi ollut hyvä myös sinulle, ja jos jostain syystä näin ei ole käynyt, ei muuta kuin pää pystyyn ja uuteen nousuun ensi vuonna. Never give up!

On monia syitä miksi me olemme saavuttaneet tavoitteitamme, mutta ehkä yksi yli muiden on se, että me kyseenalaistamme kaikkea jatkuvasti. Meillä on tapana kyseenalaistaa toistemme tekemisiä, valintoja, ratkaisuita, jne. Internet-markkinoinnissa ja yrittäjyydessä menestyminen vaatii oppimista, ja kyseenalaistaminen on oppimisen edellytys. Kaiken jatkuva kyseenalaistaminen johtaa uusien asioiden kokeilemiseen, oppimiskokemukseen ja optimointiin. On ihmisiä joita kyseenalaistaminen ärsyttää, mutta jos haluat oppia markkinoimaan verkossa paremmin kuin muut, on parempi alkaa kyseenalaistamaan eri asioita.

Meillä on alusta asti ollut periaatteena K.I.S.F.S.E.A.A.C.G.I, eli ”Keep It So Fucking Simple Even An Ameba Can Get It”. Tämä pätee kaikkeen mitä teemme, mutta erityisesti työkaluihin joita käytämme. Minimoidaksemme kaiken turhan työprosesseistamme meidän tulee käyttää työkaluja jotka tukevat tätä ajattelutapaa. Olemme onnistuneet tässä melko hyvin, mutta tiedostan tälläkin hetkellä muutamia yksinkertaistamisen tarpeita omien työkalujemme osalta.

Melko pitkän intron jälkeen tullaan varsinaiseen asiaan… Haluan auttaa hengenheimolaisiani saavuttamaan tavoitteita listaamalla työkalut joiden päälle Fiercer Median liiketoiminta on rakennettu. Käytämme mahdollisimman yksinkertaisia työkaluja pääosin SAAS-palveluina koska haluamme minimoida kaiken ylläpidon ja niihin liittyvät riskit. Emme ole vielä optimaalisella tasolla, mutta melko pitkällä kuitenkin. Varsinkin meidän korporaatiotaustan omaavien voi olla vaikeaa hyväksyä, että kaikkeen ei tarvita ”massiivisia järjestelmiä”, vaan isojakin juttuja voi pyörittää hämmästyttävän yksinkertaisilla välineillä. Tehokkuus on olennaista, ja tehokkuus syntyy siitä, että työkalu ratkaisee ongelman muun muassa nopeasti, helposti ja minimaaliseen hintaan.

Tsekkaa läpi työkalut joita me käytämme, ja harkitse josko näistä voisi olla apua oman liiketoimintasi kasvattamiseen. Samalla kyseenalaista meidän valintamme, sekä täräytä nippu kehitysideoita kommenttikenttään. Mitä itse teet tai tekisit toisin?

Sähköposti, dokumentaatio ja kalenteri

Google Apps

Aloitetaan ehkä tärkeimmästä. Ensimmäinen askel kohti täysin ajasta ja paikasta riipppumatonta liiketoimintaa on Google Appsin käyttöönotto. Sen sijaan, että rimpuilet sähköpostipalvelimen ongelmien kanssa, tallennat kaikki dokumenttisi tietokoneesi kovalevylle, synkronoit useita kalentereita, jne, hanki Google Appsin ja unohda huolet. Takaan, että olet tyytyväinen.

Google Apps on nippu webselaimella käytettäviä työkaluja mukaan lukien sähköposti, kalenteri, dokumentit (Word, Excel, PowerPoint, jne) ja yhteystietojen hallinta. Paljon muutakin on tarjolla, mutta nämä ovat ne mitä me käytämme eniten. Google Appsin hieno puoli on se, että sen työkalut on käytettävissä 24/7/365 melkein millä tahansa laitteella, eikä minun tarvitse olla huolissani servereiden kaatumisesta, tietoturvasta tai sähköpostilaatikon täyttymisestä. Voin jakaa dokumentteja muiden kanssa nopeasti ja helposti, eikä minun tarvitse ylläpitää eri versioita omalla koneellani. Vaikka läppärini kovalevy hajoaisi tänään kaikki sähköpostimme ja dokumentaatiomme on tallessa Googlen serverillä. Mikä parasta hinta on aivan naurettava.

Linkki: Google Apps

Hinta: 5 euroa / kk / käyttäjä

Projektinhallinta

Evernote

Ennen Fiercer Mediaa vedin vuosia pieniä ja isoja ohjelmistoprojekteja sekä Suomessa, että ulkomailla. Minua ärsytti jatkuvasti moni perinteiseen projektinhallintaan liittyvä ”pakollinen” asia, kuten MS Project, monimutkaiset riskienhallintataulukot, kommunikaatiosuunnitelmat, jne… Yksinkertaisuus on valttia, ja siksi oma ”projektinhallintani” nojaa tänä päivänä pääosin Evernoten varaan.

Projektinhallinta on loppujen lopuksi TODO-listojen hanskaamista, ja Evernote on käytännössä edistynyt TODO-listojen hallintatyökalu. Sen avulla voi nopeasti luoda erilaisia TODO-listoja joita voi myös jakaa tiimiläisten kesken. Evernotessa kannattaa rakentaa eri projektit omiin kansioihin jolloin projekteilla voi olla useita TODO-listoja ja muistiinpanoja. Yksi Evernoten hienouksia on, että se synkronoi tiedot automaattisesti eri laitteita varten, eli sinun ei tarvitse tehdä mitään vippaskonsteja kun vaihdat vaikka PC-koneelta Mac-koneelle.

Linkki: Evernote

Hinta: Ilmainen tai $5/kk edistyneemmillä toiminnoilla.

Kommunikointi

Skype

Me teemme paljon töitä myös ulkomaisten partnereiden ja alihankkijoiden kanssa, eikä soittaminen kotimaisella matkapuhelinliittymällä vaikkapa Filipiineille olisi halvimmasta päästä. Lisäksi keskustelun aikana täytyy usein jakaa tiedostoja ja näyttää eri asioita omalta työpöydältä, joten Skype on tähän ehdottomasti paras ratkaisu. Skype on ehkä verkon eniten käytetty kommunikointiväline, ja mikä parasta, se on ilmainen. Skype on siitä loistava työkalu, että se näyttää kuka on ”linjoilla”, eli tavoitettavissa. Ennen soittoa voit kysyä chat-viestillä vastapuolelta, että ”sopiiko jos soitan sinulle nyt?” Skypellä voit soittaa myös matkapuhelinliittymiin, mutta sitä varten sinun on ostettava ”credittiä”.

Linkki: Skype

Hinta: Ilmainen

AIM

Jos teet töitä amerikkalaisten, ja etenkin nuorten amerikkalaisten kanssa, on AIM ehdottomasti paras väline yhteydenpitoon. Lähes kaikki affiliate-verkot ja -myyjät Pohjois-Amerikassa käyttävät AIM:a yhteydenpitoon, joten ”maassa maan tavalla” jos haluat toimia heidän kanssa. AIM on Skypen kaltainen, mutta pykälän verran kätevämpi käyttää.

Linkki: AIM

Hinta: Ilmainen

Facebook-viestit

Facebookin suosion räjähdettyä aloimme luonnostaan käyttää Facebookin chat- ja yksityisviestejä yhteydenpitoon. Koska Facebook on auki selaimessa pitkin päivää, on luontevaa viestitellä kavereille koska se on helppoa ja nopeaa. Lisäksi meidän matkapuhelinten tekstiviestien määrä on pudonnut rajusti koska voimme lähettää viestit ilmaiseksi matkapuhelimesta toiseen Facebookin avulla.

Linkki: Heyyyy, you know it…

Hinta: Ilmainen

Kuvankäsittely

Picnik

Otan vähän väliä kuvakaappauksia esimerkiksi muiden mainostajien mainoksista tai laskeutumissivuista, sekä kerään ne omaan ”swipe fileeni” myöhempää tutkimista ja oppimista varten. Kuvakaappausten ottamisessa Picnik on aivan loistava työkalu, etenkin sen Firefox lisäosa. Käytännössä klikkaan hiiren oikeaa nappulaa, ja valitsen ”Send to Picnik”. Tämän jälkeen muokkaan kuvaa, sekä talletan sen haluamassani formaatissa. Kätevää ja nopeaa.

Linkki: Picnik

Hinta: Ilmainen

Sähköpostimarkkinointi

Mailchimp

Fiercer Median markkinointi nojaa lähes kokonaan sähköpostimarkkinointiin ja Facebook-yhteisöön. Me emme inhoa mitään niin paljon kuin kylmäsoittelua, ja ehkä sen vuoksi olemme muun muassa puhelinmyyjien painajainen… Me uskomme vahvasti lisäarvoa tuottavaan markkinointiin. Legendaarinen Frank Kern on todennut muun muassa seuraavasti: “Give free content, and you are the only guy rising above the noise serving the market.”

Sähköposti on yksi parhaista medioista tuottaa lisäarvoa, mutta viestien lähettäminen tuhansille ja jopa miljoonille (big boys biz) vastaanottajille vaatii asianmukaisen sähköpostijärjestelmän. Vaikka olen taustaltani ohjelmistoinsinööri inhoan opetella uusien ohjelmistojen käyttöä. Näin ollen pyrin AINA löytämään välineet joita minun kaltaiseni aivoton apinakin (vaimolta kuultu termi) osaa käyttää, ja Mailchimp on juuri sitä. Mailchimp on ehkä paras sähköpostijärjestelmä autoresponder-funktiolla. Se on äärimmäisen helppokäyttöinen ja nopea oppia, ja Mailchimpin tuki- ja asiakaspalvelu on aivan loistavaa tasoa. Mikä parasta Mailchimp on sairaan halpa, sekä kokonaan suomennettavissa. Kaikki meidän suomenkieliset mailit lähtevät Mailchimp-tililtämme. Mailchimpilla on muuten yli miljoona asiakasta.

Linkki: Mailchimp

Hinta: Asteittainen, mutta halpa. Ilmainen kunnes listalla yli 2,000 mailiosoitetta.

Aweber

Englanninkielisten maililistojen rakentamiseen ja kansainväliseen sähköpostimarkkinointiin Aweber on Mailchimpin ohella yksi parhaista järjestelmistä. Aweber ei ole ilmainen, mutta tarjoaa hyvät integrointimahdollisuudet esimerkiksi Facebookin ja WordPressin kanssa. Aweberin listojen hallinta on helppoa, ja raportit selkeitä. Valitettavasti Aweberin viestipohjia ei ole mahdollistaa suomentaa täydellisesti, joten suosittelen Aweberia mailchimpin vaihtoehtona vain niille jotka tekevät englanninkielistä markkinointia.

Linkki: Aweber

Hinta: Alkaen $19 / kk.

Verkkosivustot ja myyntisivut

WordPress

Olen sen verran usein hakannut päätäni Karjalan mäntyyn, että nykyään en enää välitä ”keksiä pyörää uudelleen”. Näin ollen rakennamme myynti- ja liidien keräyssivut aina mahdollisimman halvalla, nopeasti ja ennen kaikkea RIITTÄVÄN hyväksi. Koska sivustot vaativat yleensä jatkuvaa muokkausta split-testien tuloksista opittujen muutostarpeiden vuoksi, on WordPress mielestämme paras alusta sen vuoksi, että siihen löytyy kasapäin teemoja ja lisäosia. Lisäksi WordPress julkaisujärjestelmänä on äärimmäisen helppokäyttöinen ja nopea oppia. Toisaalta WordPressissä ilmenee usein tietoturva-aukkoja, ja mekin olemme saaneet osaksemme ilon korjata Israelilaisten ja monien muiden innokkaiden hakkereiden jälkeensä jättämiä ongelmia, mutta jos WordPressin pitää ajan tasalla esiintyy ongelmia kohtalaisen harvoin. Näin ollen ainakin meidän tarpeisiin WordPress on toiminut riittävän hyvin, ja mikä parasta, WordPress on ilmainen.

Linkki: WordPress

Hinta: Ilmainen

Facebook

Facebook antaa mahdollisuuden kerätä liidejä parhaimmillaan aivan naurettavaan hintaan (esim 0.15 euroa per sähköpostiosoite), mutta sitä varten täytyy rakentaa Facebook-laskeutumissivu. Helpointa on luoda Facebook-sivu, rakentaa siihen laskeutumissivu liidien keräämistä varten, sekä ajaa mainosliikennettä. Koko touhu on niin nopeaa ja yksinkertaista, että monesti ihmettelemme mihin perinteisiä websivuja enää tarvitaan. Niille on kuitenkin vielä tarvetta kun liikennettä ajetaan vaikka Googlesta, mutta Facebookia ei kannata unohtaa kun rakennetaan markkinointivarantoa tai ajetaan suoralinkitettyä liikennettä myyntisivulle.

Linkki: Facebook

Hinta: Ilmainen

Ideointi & Visiointi

Mindjet MindManager

Me käytämme ideointiin pääasiassa ”kynä & paperi”-menetelmää, mutta kun tietoa tarvitsee jakaa ja jalostaa asiakkaiden tai alihankkijoiden kanssa, niin Mindjetin MindManager on aivan ehdoton työkalu. MindManager on käytännössä työkalu ajatuskarttojen (mindmaps) rakentamiseen. Mindmanagerin avulla voi tiivistää monimutkaisetkin ideat niin, että toinenkin osapuoli ymmärtää mitä idealla tavoitellaan. Olen käyttänyt MindManageria jo yli viisi vuotta, ja se on edelleen paras työkalu ajatuskarttojen rakentamisessa.

Linkki: MindManager

Hinta: Hinta vaihtelee, mutta esimerkiksi yhden henkilön ”peruspaketti” maksaa 19.73 euroa / kk.

Serverit (hosting)

Amazon S3

Minua huvittaa aina kun IT-konsultit esittävät monimutkaisia PowerPoint-kalvoja ”pilvipalveluista”. En jaksa kuunnella teoretisointia 3.8 sekuntia kauempaa. Se mitä yksinkertaisesti kaipaan on järjestelmä johon voin tallentaa tonneittain video- ja kuva-materiaalia jotka linkitän blogeihin, myyntisivuille ja liidien keräyssivuille. Tämä siksi, että ensinnäkin websivuston serverikustannukset putoavat radikaalisti kun ”raskas” materiaali ladataan muualta kuin webpalvelimelta, ja toisekseen kaikki data on varmassa tallessa hajautetussa järjestelmässä.

Tähän Amazon S3 tarjoaa juuri sen ratkaisun jota IT-konsultit promoavat, mutta sillä erotuksella, että Amazonin S3 on äärimmäisen halpa, helppokäyttöinen ja välittömästi hankittavissa. On tärkeää tiedostaa, että olipa lukijasi missä päin maailmaa tahansa, sivustosi videot ja kuvat latautuvat huomattavasti nopeammin kun ne tulevat Amazonin hajautetusta järjestelmästä. Ehkäpä tämän vuoksi S3 on yksi maailman suosituimmista pilvipalveluista. Amazon S3 on aivan ehdoton ratkaisu niille jotka julkaisevat paljon video- ja kuvamateriaalia.

Linkki: Amazon S3

Hinta: Riippuu siitä paljonko käytät kaistaa, mutta joka tapauksessa superhalpa

Hostgator

Me testaamme tonneittain eri ideoita, ja sen vuoksi lanseeraamme jatkuvasti uusia myynti- ja liidien keräyssivuja, ja tämän vuoksi tarvitsemme ”tee se itse”-serveripalvelua. Olemme riittävän nörttejä hanskaamaan webkehityshommat pääosin itse alihankkijoidemme kanssa, joten meille ”tee se itse”-serverit sopivat kuin nyrkki silmään. Tarjolla on vähintään satoja erilaisia ”hosting”-palveluita sekä kotimaassa, että ulkomailla. Alalla näyttää vallitsevan jonkinlainen de facto standardi epäselvän hinnoittelun suhteen. On äärimmäisen vaikeaa saada selkeää kuvaa siitä, että paljonko ”hosting” maksaa ja mitä siihen kuuluu, sekä mitä siihen ei kuulu.

Me olemme toimineet vähintään 10 eri ”hosting”-firman kanssa, ja pääosa niistä ”sucks”. Yksi on kuitenkin yli muiden, ja se on Hostgator. Ensinnäkin Hostgator on yksi suurimmista, suosituimmista ja halvimmista, mutta myös ystävällisimmistä. Heidän asiakaspalvelunsa on aivan omaa tasoa. Saan yhteyden Hostgatorin tukipalveluun ”live chat”-järjestelmän kautta parissa minuutissa 24/7/365. Palvelu on AINA ystävällistä ja ratkaisuun tähtäävää toisin kuin monella muulla yrityksellä. Emme ole ehtineet viedä kaikki sivustojamme Hostgatorin koneille, joten meillä on vielä kourallinen sivustoja parilla muulla ”hosting”-firmalla. On pakko sanoa, että esimerkiksi kotimaisten firmojen palveluhalu ja hintataso on vielä kaukana Hostgatorin tasosta. Toistaiseksi en näe mitään syytä maksaa enemmän kotimaisille ”hosting”-firmoille kun hommat sujuvat nopeammin, varmemmin ja halvemmalla esimerkiksi Hostgatorin kanssa.

Linkki: Hostgator

Hinta: Vaihtelee tarpeen mukaan, mutta lähtökohtaisesti erittäin halpa.

”Erikoistyökalut”

Rapportive

Jos käytät Gmailia Firefox tai Chrome selaimilla on Rapportive aivan loistava työkalu verkostoitumiseen ja lisätietojen hankkimiseen. Rapportive avaa lisätietoja kontakteistasi Gmailin oikeaan reunaan, ja se muun muassa nopeuttaa ja helpottaa LinkedIn- ja Facebook-kaverikutsujen lähettämistä. Lisäksi se näyttää lyhyesti kontaktisi viimeaikaiset päivitykset esimerkiksi Facebookissa, Twitterissä ja LinkedInissa. Yksi Rapportiven erikoisuuksista on integraatio Aweber sähköpostijärjestelmän kanssa, sillä Rapportive selvittää automaattisesti onko kontakti jo sähköpostilistallasi vai ei. Tästä on paljon hyötyä kun teet mennään markkinoinnissa yksilötasolle.

Linkki: Rapportive

Hinta: Ilmainen

FileZilla

Jos sinun täytyy siirtää tiedostoja oman koneesi tai servereiden välillä, on FileZilla aivan ehdoton työkalu. FileZilla on helppokäyttöinen ja nopea oppia, eikä maksa pennin latia.

Linkki:FileZilla

Hinta: Ilmainen

HideMyAss

Me teemme paljon mainontaa Suomen rajojen ulkopuolella, ja jotta voimme nähdä omia kilpailijoidemme mainoksia tulee meidän surffata eri sivustoilla siten, että sivusto tulkitsee meidän sijaintitietomme halutulla tavalla. Toisin sanoen jos ajan mainosliikennettä vain New Yorkin osavaltiossa tulee minun surffata sivustoilla paikallisen serverin kautta. Tällä tavalla mainosserveri luokittelee minut sijainnikseni New Yorkin jolloin se myös näyttää minulle paikallisia mainoksia.

Konsepti saattaa olla sinulle vieras, mutta kyse on tavanomaisesta ongelmasta kun tehdään mainontaa eri maissa vaihtamatta omaa fyysistä sijaintia. Jotta voimme nähdä muiden maiden paikallista mainosliikennettä tarvitsemme proxy-palvelimen. Tähän tarkoitukseen on monia ratkaisuita, mutta meidän tarpeisiin HideMyAss sopii mainiosti. HMS on anonyymipalvelin, mutta me käytämme sen proxy-toimintoa nähdäksemme esimerkiksi New Yorkissa paikallisille näkyvät mainokset.

Linkki: HideMyAss

Hinta: $9.99 / kk.

Yhteenveto

Tässä ovat ne työkalut joiden päällä Fiercer Median bisnes rullaa. Toki me käytämme paljon eri työkaluja itse Internet-markkinointiin, mutta ne eivät liity enää yrittämiseen ja verkossa tapahtuvan liiketoiminnan tekemiseen, joten jätin ne pois tästä listasta. En myöskään listannut itsestäään selviä työkaluja kuten Word, Excel ja PowerPoint.

Yhteistä meidän käyttämissä työkaluissa ja SAAS-palveluissa on yksinkertaisuus, helppokäyttöisyys, nopea opittavuus, korkeatasoinen tuki- ja asiakaspalvelu, sekä etenkin naurettavan matala HINTA. Ehkä jo huomasitkin, että suurin osa työkaluista on ilmaisia, joten meidän liiketoiminnan kiinteät kustannukset ovat äärimmäisen matalat. Tämän lisäksi olemme täysin mobiili yritys, eli voimme tehdä töitä käytännössä lähes missä vain ja milloin vain, ja se on juuri sitä mitä haluamme. Kaiken lisäksi meidän data on turvassa suuryritysten hajautetuilla servereillä, eikä meidän tarvitse kiristellä hampaita esimerkiksi sähköpostipalvelimen ”tukkeutumisen” vuoksi.